Informativa per i clienti sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR), delle disposizioni nazionali (Codice privacy D.lgs. n. 196/03 come modificato dal D.lgs n. 101/18) ed in relazione alle informazioni di cui si entrerà in possesso in tema di protezione dei dati personali, desideriamo informarLa di quanto segue.

1. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
I dati in possesso di NOVITAL S.r.l. (di seguito, anche “il Titolare”) riguardano il rapporto contrattuale esistente tra il Titolare ed i suoi clienti. Il trattamento dei Suoi dati personali viene effettuato:
a) per il perseguimento di finalità strumentali e/o complementari al rapporto contrattuale/precontrattuale con il cliente, per adempiere agli obblighi derivanti dall’esecuzione dei contratti, nonché compiere tutte le operazioni gestionali tipiche dell’attività del Titolare;
b) per garantire la corretta gestione dei clienti in materia di amministrazione, contabilità, contratti, ordini, fatture, pagamenti, e corrispondenza;
c) per l’adempimento di obblighi di legge (ad esempio adempimenti contabili e fiscali);
d) per permettere la difesa in giudizio dei propri diritti e interessi, in caso di contenzioso;
e) per l’espletamento di attività di marketing diretto mediante comunicazioni (ivi comprese le comunicazioni telefoniche, e-mail e newsletter) anche di carattere commerciale e promozionale su prodotti e servizi offerti.

2. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Base giuridica del trattamento dei suddetti dati per le finalità di cui alle lett. a), b) e c) è l’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto in essere o di quelli c.d. precontrattuali ovvero l’adempimento di obblighi di legge. Nel caso in cui il Titolare si trovi a difendere in sede giudiziaria i propri diritti e interessi, il trattamento dei Suoi dati personali avverrà sulla base di un legittimo interesse. Le attività di marketing diretto sono, invece, espletate sulla base del consenso espresso dell’interessato.

3. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati avverrà in modo lecito, corretto e trasparente e, in ogni caso, nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 5 e 6 del GDPR. Il trattamento sarà realizzato per mezzo delle operazioni o complesso di operazioni indicate dall’art. 4, punto 2 del GDPR tra cui: la raccolta (ossia, l’acquisizione del dato), la registrazione (ossia la memorizzazione del dato), l’organizzazione, la conservazione, la consultazione (ossia, lettura del dato), la comunicazione a soggetti determinati, l’uso (impiego generico del dato) dei dati personali.
Le operazioni potranno essere svolte con o senza l’ausilio di strumenti elettronici o comunque automatizzati, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla legge, dai regolamenti e da apposite disposizioni interne. I Suoi dati personali verranno inseriti in un apposito archivio tenuto sotto costante controllo tramite una procedura operativa interna, in conformità con quanto stabilito dagli Artt. 24, 32 e 35 del GDPR.
I dati sono raccolti prevalentemente presso l’interessato. Qualora, invece, i dati venissero raccolti presso terzi, il Titolare informerà l’interessato, secondo quanto disposto dall’art. 14 del GDPR.
Il trattamento sarà svolto dal Titolare (i cui dati sono indicati al punto 10) e dai soggetti autorizzati al trattamento (indicati al punto 11) che operano sotto la diretta autorità del Titolare attenendosi alle istruzioni impartite da quest’ultimo.

4. NATURA DEL CONFERIMENTO
Il conferimento di alcuni dati è da ritenersi indispensabile per le finalità indicate al punto 1. Tali dati sono: nome e cognome del cliente persona fisica, nome e cognome del Titolare dell’impresa (in caso di cliente persona giuridica), nominativo del legale Rappresentante, codice fiscale, Partita IVA, estremi identificativi delle persone fisiche referenti.
Per l’effetto, il mancato conferimento di tali dati, comporterà l’impossibilità di instaurare e/o continuare il rapporto contrattuale inter partes.
Altri dati sono da ritenersi di carattere facoltativo (es: il numero di telefono personale o la mail personale). Il rifiuto al conferimento dei predetti dati non pregiudica il rapporto contrattuale.

5. COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE
I Suoi dati personali potranno essere comunicati ai referenti interni alla struttura aziendale e agli addetti autorizzati dal Titolare, nonché a tutti i soggetti terzi nei confronti dei quali la comunicazione sia necessaria per il corretto adempimento delle finalità indicate nella presente informativa, quali:
– professionisti (commercialisti, avvocati e fiscalisti) il cui intervento sia ritenuto necessario;
– società con le quali il Titolare si trova a operare per la fornitura del servizio richiesto;
– enti pubblici delegati al controllo fiscale, civile e penale;
– altri Enti, Autorità o Istituzioni Pubbliche;
– istituti di credito e assicurazioni;
– società di revisione e società di recupero crediti.
I dati personali non saranno in ogni caso soggetti a diffusione per fini pubblicitari e/o di marketing né saranno venduti, affittati o ceduti a terzi indeterminati.

6. TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO E A ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI
La gestione e la conservazione dei dati personali attualmente avvengono su server situati presso la sede operativa del Titolare e non vengono trasferiti all’estero.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità indicate al punto 1, nonché per adempiere agli obblighi previsti dalla legge, comunque entro i termini prescrizionali fissati per i diritti e gli obblighi sottesi al trattamento. È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

8. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI
Il Titolare non effettua trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati sui Suoi dati personali, né tanto meno compie attività di profilazione.

9. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Nella Sua qualità di interessato, in ogni momento, potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare o del responsabile del trattamento, rivolgendosi al Titolare del trattamento dei dati personali utilizzando i seguenti recapiti: e-mail novital@novitalrent.com, pec novitalsrl@pec.it, Tel. 039.881121. Per garantire il corretto esercizio dei diritti, dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile. Il Titolare si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico.
In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE 2016/679, il diritto di:
a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
b) ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
c) ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
d) ottenere la limitazione del trattamento;
e) ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
f) opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
g) opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
h) chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
i) revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
j) proporre reclamo a un’autorità di controllo.

10. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare del trattamento è NOVITAL S.r.l. con sede legale in Viale nelle Industrie n. 64/66 – 20864 Agrate Brianza (MB). La figura del DPO non risulta obbligatoria per il Titolare ai sensi dell’art. 37, c.1 del GDPR.

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
Autorizzati/incaricati del trattamento dei dati personali in conformità a quanto disposto dal Regolamento europeo 2016/679 – GDPR sono i dipendenti del Titolare.